Come migliorare la produttività ? Beh, se c’è una cosa per la quale ognuno di noi farebbe carte false, è ottenere il massimo impiegando le minime risorse. Pensaci un attimo: quante volte, seduto alla tua scrivania, ti sei fermato a fissare la tua lista delle cose da fare che ti è sembrata interminabile?
Quante volte hai detto a te stesso: “Avessi avuto più tempo…”.
Iniziamo con un presupposto: la quantità di tempo che abbiamo a disposizione è uguale per tutti, la differenza sta nel modo in cui la sfruttiamo e la sappiamo amministrare.
Se, alla fine della tua giornata di lavoro, ti ritrovi sempre pieno di cose da portare a termine, continua a leggere i nostri sette consigli per aumentare la tua produttività senza fare salti mortali.
Avere un’ottima produttività è esattamente l’asso nella manica di chi vuole crescere sul lavoro. Riuscire a mantenere il focus e restare concentrati sulle proprie attività è una bella sfida da fronteggiare: ecco i sette consigli testati dai massimi esperti in gestione del tempo per iniziare fin da subito ad essere più produttivo.
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#1 Segui la “regola dei due minuti”
Se sei un procrastinatore seriale, la “regola dei due minuti” di David Allen può davvero cambiarti la vita. Come funziona? Semplicissimo:
Se ci vogliono meno di due minuti, fallo adesso.
La quantità di attività veloci che rimandiamo sistematicamente ti stupirà : inviare quella email, rispondere a quella comunicazione, fissare quell’appuntamento sono tutte cose che occupano due minuti del tuo tempo.
Insomma, se un’attività richiede meno di due minuti per essere completata, segui la regola e fallo subito.
E se, alla fine, ci vorranno più di due minuti? Poco male: di solito rimandiamo tutte quelle attività che non ci piace fare e che vorremmo fossero del tutto eliminate dalla nostra agenda. L’importante è attivarsi e, in due minuti, il processo di attivazione è decisamente avviato.
#2 Fissa le priorità con la matrice di Eisenhower
Cosa c’entra il generale Eisenhower con la gestione del tempo? Se vuoi capire come aumentare la produttività , dovrai anche imparare a distinguere le attività che portano davvero valore al tuo lavoro da quelle completamente inutili.
Inizia osservando la tua agenda di oggi: quante attività sono da considerare come una priorità ? Secondo Eisenhower, le cose da fare durante la giornata possono essere collocate in quattro categorie, seguendo la struttura della sua matrice:
- Urgente e importante – Compiti che farai immediatamente
- Importante, ma non urgente – Attività che farai in un secondo momento
- Urgente, ma non importante – Compiti perfetti da delegare a terzi
- Né urgente né importante – Attività da depennare dalla tua lista
Inizia ad applicare subito questa matrice: ti sorprenderà sapere quante cose sono in realtà davvero importanti per il tuo lavoro.
#3 Applica il principio 80-20
Un’altra preziosissima regola da applicare per aumentare la produttività a lavoro è il principio di Pareto noto come “regola 80/20”.
Secondo questa regola:
L’80% dei risultati che ottieni è data dal 20% delle risorse che impieghi.
Il consiglio? Concentrati sul 20% delle attività che producono maggiori risultati per te. Individua questo gruppo di attività e investi lì il tuo tempo.
#4 “Mangia una rana”
“Mangia una rana viva per prima cosa al mattino e non ti succederà niente di peggio per il resto della giornata”: questa è una delle frasi più famose di Mark Twain. Ma cosa c’entra con la produttività ?
La tecnica “mangia la rana” di Brian Tracy, uno dei massimi esperti di crescita personale, è basata proprio su questa citazione. La “rana” è rappresentata dal compito più importante da portare a termine durante la tua giornata: si tratta dell’attività più ostica da portare a termine e, quindi, più facile da procrastinare.
Secondo Tracy, per aumentare davvero la tua produttività , dovrai abituarti ad affrontare il compito chiave della tua giornata come prima cosa ogni mattina. In altre parole, individua il tuo compito più importante e attivati per portarlo a termine subito: questo esercizio di disciplina ti sarà molto utile per imparare a portare a termine i tuoi obiettivi.
#5 Segui i tuoi ritmi
Per aumentare la produttività , l’ideale è lavorare seguendo i tuoi ritmi. Cosa significa? Secondo il dottor Breus, esistono diversi cronotipi: il cronotipo rappresenta il nostro ritmo personale, una sorta di “orologio interno” che ci dice quando fare qualcosa.
Abbiamo tutti i nostri cicli di lavoro e riposo. Combattere il tuo ritmo non ti renderà più produttivo: cerca di assecondarlo. Ad esempio, sei più produttivo al mattino, concentra in questa fascia oraria le tue attività .
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#6 Pianifica la sera prima
Pianificare le tue attività la sera prima ti aiuterà a fare chiarezza su ciò che ti aspetta il giorno dopo e a gestire meglio il tuo tempo. Anche Kenneth Chenault, ex CEO di American Express, adotta questa regola, annotando le tre cose che desidera realizzare il giorno seguente.
Attenzione, però: dovresti limitarti a pochissime attività su cui concentrarti durante il giorno, mantenendo la tua pianificazione realistica e semplice da portare a termine.
#7 Elimina il multitasking
Per anni il multitasking è stato celebrato come un vero e proprio valore sul posto di lavoro. In realtà , sembrerebbe proprio che cervello umano non sia adatto a fare più cose contemporaneamente: secondo alcune ricerche, il multitasking riduce la produttività fino al 40%.
Questo perché lo svolgimento di più attività in contemporanea diluisce la concentrazione, ostacola la memoria e aumenta lo stress e, di conseguenza, la stanchezza mentale.
Come superare il multitasking? Concentrati su un solo compito alla volta e datti sempre un tempo per portarlo a termine. Se non vuoi affidarti alla cara e vecchia “tecnica del pomodoro”, puoi puntare su strumenti come RescueTime o Timeular per tenere sotto controllo il tuo tempo.
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