Come Google o come Dropbox? Il lavoro da remoto non funziona per tutti

• Lavorare da remoto, il dilemma di questo 2020 che divide aziende e lavoratori.
• Opinioni a confronto, cosa possiamo dedurre dalle esperienze di chi ha provato il lavoro da remoto.
• I pro e i contro e cosa ci aspetta nei prossimi mesi.

Lavorare da remoto o non lavorare da remoto? Questo è il dilemma. Una domanda per nulla scontata in questo 2020, tante sono le testimonianze e le opinioni contrastanti di chi ha vissuto questo diverso approccio al lavoro.

Tutti noi abbiamo dovuto modificare le nostre abitudini per salvaguardare noi stessi, partendo dalle cose più semplici e ovviamente anche il mondo del lavoro ha subito un’evoluzione, che se non fosse stato per il COVID-19, avrebbe impiegato decenni. Questa primavera, a causa della pandemia, in molti sono passati al lavoro da remoto, e ora rischiamo di dover replicare rapidamente questa esperienza.

Vale la pena quindi chiedersi: abbiamo davvero capito cos’è? 

Lavoro da remoto e smart working: facciamo chiarezza una volta per tutte

Il lavoro da remoto è diverso dallo smart working, anche se per mesi li abbiamo confusi, soprattutto in Italia. Per smart working si intende il lavoro agile, che non riguarda solamente il lavorare da casa, ma si riferisce soprattutto alla flessibilità e all’autonomia nella scelta di spazi, orari e gli strumenti da utilizzare per svolgere le proprie mansioni, secondo una precisa normativa.

Lavorare da remoto, invece, significa lavorare in un posto diverso dall’ufficio, rispettando i tempi imposti dell’azienda. Lavorare da remoto può essere molto vantaggioso sotto molti aspetti, ma sicuramente non è flessibile come lo smart working.

Testimonianze diverse, opinioni diverse

Il fatto che tutti, o quasi, abbiano sperimentato e continuano a lavorare da remoto, non significa che abbiano tutti la stessa opinione o che abbiano avuto la stessa esperienza.

Per capire come sta andando e come le persone vi si sono approcciate, possiamo comparare diverse fonti e alcune grandi aziende che hanno preso pubblicamente posizione. Ciò che noteremo è che le esperienze sono molte soggettive, ma c’è un comun denominatore che preoccupa aziende e dipendenti: come creare una valida comunicazione aziendale.

Vogliamo esaminare tre diversi punti di vista per capire lo sviluppo, i pro e i contro di questo tipo di lavoro:

• una ricerca interna di Google sulla produttività dei suoi ingegneri
• una ricerca dell’Economist commissionata da Dropbox
• un’intervista a Raj Choudhury, professore della Harvard Business School che spiega come alcune aziende stanno creando forza lavoro tutta o per lo più remota

Guardando da vicino i tre casi, i dati e le testimonianze, si evidenziano risultati molto diversi tra loro. Vediamoli nel dettaglio.

La ricerca dell’Economist 

L’attenzione focalizzata è una delle componenti chiave di un’economia basata sulla conoscenza. È essenziale per la creatività, la risoluzione dei problemi e la produttività.

Ma la concentrazione delle persone è sempre più disturbata da continue distrazioni:

• le comunicazioni digitali, come il controllo di mail
• le interruzioni da parte dei colleghi
• il chiacchiericcio d’ufficio

A causa dello sconvolgimento che la società ha vissuto e continua a vivere per colpa del COVID-19, il ruolo di focus nel mondo del lavoro ha assunto una rinnovata importanza. Sebbene ogni individuo abbia la propria soglia di concentrazione, gli studi indicano come periodo di concentrazione ottimale un lasso di tempo che va dai 60 ai 90 minuti. Successivamente comincia a calare, manifestandosi la fatica.

L’Economist ha intrapreso un programma di ricerca, commissionato da Dropbox, analizzando il costo macroeconomico della perdita di concentrazione nel lavoro di conoscenza.

Il problema delle distrazioni in ufficio

Le distrazioni sono una vera e propria piaga all’interno di un contesto lavorativo frenetico e collaborativo come quello di oggi. Si calcola che ogni anno, il 28% del tempo di un dipendente viene perso per colpa delle distrazioni, riducendo il tempo ottimale per un lavoro efficiente al 72%.

Ciò ammonta a 391 miliardi di dollari persi per le aziende statunitensi e si traduce in 34.448 dollari a persona in perdita di produttività.

Di conseguenza, la diminuzione delle distrazioni e la maggiore concentrazione potrebbero comportare un potenziale guadagno. Stiamo parlando di 1,2 trilioni di dollari attualmente perso ogni anno dalla produzione non sfruttata dei dipendenti, per colpa delle distrazioni.

Fonte: The Economist

L’industria più colpita in termini finanziari è quella dei servizi professionali, scientifici e tecnici che perde 178 miliardi di dollari all’anno in costi salariali.

Le fonti di distrazione

Abbiamo assodato, e noi stessi possiamo confermarlo in base alle nostre esperienze, che lunghi periodi di profonda concentrazione sono difficili da perpetrare, e le distrazioni sono un problema sia per i lavoratori remoti che per quelli in ufficio. 

Agli intervistati è stato chiesto a quanto ammonti il tempo medio trascorso per svolgere un determinato lavoro senza interruzioni o distrazioni nel corso di una tipica giornata lavorativa.

Interruzioni dovute alla comunicazione

Solo il 53% degli intervistati riesce a restare concentrato su un’attività per più di un’ora durante una tipica giornata di lavoro. Le persone che utilizzano app per chattare o hanno comunicazioni dal vivo, hanno maggiori probabilità di concentrarsi più a lungo rispetto agli altri.

Fonte: The Economist

In un contesto di ufficio, le interruzioni dei colleghi sono la fonte più comune di distrazione.

Ogni volta che una persona cambia attività, effettua un cambiamento cognitivo che esaurisce le sue risorse mentali, afferma Gloria Mark, professoressa del Dipartimento di Informatica dell’Università della California.

Le mail per comunicare

Nel complesso però gli intervistati hanno ammesso di non aver trascorso la maggior parte della giornata a gestire la posta elettronica ora che lavorano da remoto.

Il 71% ha trascorso più di un’ora al giorno a monitorare il flusso della posta elettronica, ma solo il 18% vi ha trascorso più di tre ore.

Gli studi hanno dimostrato che, quando le persone non devono controllare la posta elettronica per periodi prolungati, i lavoratori mostrano una maggiore concentrazione e minore stress.

Il controllo ossessivo delle mail

La frequenza è il vero problema: il 70% controlla la posta almeno una volta all’ora, interrompendo regolarmente periodi di concentrazione profondi. Da on sottovalutare che otre il 56% degli intervistati afferma che la posta elettronica è il principale metodo di comunicazione utilizzato nella propria azienda per scambiarsi informazioni.

Perché così frequente?

Le persone inizialmente consideravano la posta elettronica un modo più efficiente per lavorare. Invece questo metodo ha causato uno spostamento molto più ampio del previsto e il lavoro di conoscenza è ora, quasi uniformemente, tutto via mail. Di conseguenza chiunque può essere raggiunto in qualsiasi momento per qualsiasi cosa, interrompendo ciò che sta facendo.

Le maggiori fonti di distrazione (The Economist)

Le riunioni e l’uso dei social media

Il 46% degli intervistati dichiara di non dedicare più di un’ora al giorno a riunioni di lavoro e il 21% le considera la principale fonte di distrazione.

Gli intervistati del settore tecnologico però, non amano molto le riunioni e riferiscono di esserne maggiormente distratti. Questo dipende dal proprio settore che prevede lunghi periodi di scrittura e revisione del codice.

In generale, i media, inclusi musica e l’uso dei social media, sono una fonte di distrazione dominante per l’11% degli intervistati di tutti i settori.

Lavoro da remoto: pro e contro

Il 36% si sente più concentrato a lavorare da casa rispetto al proprio ufficio, il 28% si sente, invece, meno concentrato.

Ma anche in questo caso ci sono molte distrazioni, solo che sono diverse. Quasi il 30% degli intervistati dichiara che il voler prendersi una pausa per rilassarsi un po’ è la distrazione dominante. Anche il sentirsi disconnesso dai colleghi è considerato un ostacolo all’impegno in attività produttive.

Lavoro da remoto: le maggiori fonti di distrazioni

I vantaggi dell’ufficio difficili da replicare

Con il lockdown e la maggior parte dei lavoratori operanti da remoto, le aziende hanno dovuto affrontare molte difficoltà riguardo la comunicazione coi dipendenti. Ovviamente non essendo tutti insieme in ufficio, è più difficile comunicare, incluso il mantenimento dell’innovazione e della coesione del team.

È anche questione (molto) di volontà

Un dato importante è dovuto all’importanza che le persone danno alla propria forza di volontà. Il 76% è d’accordo che ognuno di noi è responsabile della propria attenzione. Una gran parte ammette che il vagabondare con la mente è la principale fonte distrazione, rispetto a qualsiasi fattore esterno.

Le cinque migliori tattiche per gestire la concentrazione

Il 54% fa pause regolari per migliorare la concentrazione, ma le tattiche più usate sono:

• indossare le cuffie
• disabilitare le notifiche di chat per telefono, e-mail o desktop
• riordinare il proprio piano da lavoro
• riservare momenti di tempo per terminare attività specifiche
• passare da uno spazio di lavoro caotico a uno più tranquillo

La necessità di riorganizzare gli spazi

Nonostante l’attenzione dei lavoratori sulla responsabilità personale, l’indagine rivela che diverse cause di distrazione sono implicitamente organizzative. La maggior parte degli intervistati si siede su una scrivania fissa, in un ufficio open space o in un ufficio condiviso. Tutto ciò può essere fonte di distrazione per alcuni lavoratori: l’interruzione faccia a faccia è, infatti, la principale fonte di disattenzione citata nel sondaggio.

Il 40% degli intervistati ha un ufficio privato. Il restante 60% si trova in ambienti di uffici open space. Tali uffici possono anche, paradossalmente, aumentare l’uso della posta elettronica per ridurre al minimo la perdita di concentrazione dovuta alle interazioni personali.

Quasi il 60% degli intervistati ha affermato che le aziende dovrebbero consentire più opzioni per lavorare da remoto dopo la pandemia.

Assodato che i livelli di concentrazione sono più elevati durante il lavoro da remoto e dato che gli ambienti domestici della maggior parte delle persone non sono configurati per essere adibiti a spazi di lavoro, tutto ciò getta una luce negativa sugli uffici aziendali che dovrebbero supportare la produttività in base alla progettazione.

Sono poche le organizzazioni che stanno attivamente cercando di proteggere e promuovere la concentrazione dei lavoratori. Le aziende non stanno facendo abbastanza per costruire in modo proattivo una cultura della focalizzazione, incoraggiando comportamenti semplici, e gratuiti, come, per esempio, la disabilitazione delle notifiche mobile e delle mail.

Come ridurre le distrazioni?

Agli intervistati è stato chiesto se utilizzano, per proprio conto, dei metodi per ridurre le distrazioni.

Solo il 20% dispone di strumenti tecnologici, come la pianificazione automatizzata, per ridurre il tempo speso in attività amministrative che potrebbero essere fonte di distrazione.

Il 10% sostiene il “focus time” per scoraggiare o impedire il controllo delle comunicazioni digitali, e il 15% afferma che la propria azienda tiene corsi, seminari o invia messaggi che promuovono la concentrazione o scoraggiano il multitasking.

Le differenze gerarchiche, purtroppo, contano

Anche le disuguaglianze gerarchiche richiedono attenzione, poiché alcuni lavoratori lottano maggiormente per mancanza di concentrazione a causa delle strutture e delle aspettative radicate nella loro organizzazione aziendale. 

La capacità di proteggere e migliorare la focalizzazione è proporzionale all’autonomia e alla capacità di una persona di gestire il proprio tempo, i metodi di comunicazione e il luogo di lavoro.

Focus e status lavorativo

C-suite

È più probabile che i membri della C-suite, i responsabili dell’azienda, sono molto più concentrati, ma sono anche quelli che hanno maggiori probabilità di avere un ufficio privato. 

Manager

Gli intervistati a livello di gestione e strategia hanno maggiori probabilità di gestire e migliorare la concentrazione.

Le organizzazioni dovrebbero tener presente la posizione di chi è impiegato in ruoli intermedi, che possono essere svantaggiati rispetto agli altri, perché assaliti da pressioni derivanti dall’alto e dal basso.

Staff generale

Il personale generale ha meno possibilità di avere libero arbitrio su compiti e tempo individuali.

Personale operativo

È probabile che il personale operativo dedichi meno tempo a lunghi periodi di concentrazione.

L’attenzione e la concentrazione sono sempre più essenziali per la produttività

Non esiste un unico modo con cui gli individui raggiungono una concentrazione ottimale, ma questi sono i punti chiave su cui le aziende dovrebbero concentrarsi.

La comunicazione è essenziale

In un’epoca caratterizzata da collaborazione e agilità, il lavoro deve essere strutturato e organizzato per consentire un focus efficace. Le due distrazioni dominanti, ossia le mail e le interruzioni di persona, sottolineano il ruolo cruciale della comunicazione nel lavoro di oggi. 

Le aziende devono incoraggiare:

• la comunicazione asincrona in cui i messaggi vengono inviati senza l’aspettativa di una risposta rapida
• le comunicazioni in batch
• l’utilizzo di chat app tramite posta elettronica

Inoltre, non possono semplicemente dire ai lavoratori di dedicare meno tempo al controllo della posta elettronica, ma potrebbero aver bisogno di ripensare ai flussi di lavoro in modo più approfondito.

Potrebbero anche fare di più per supportare il personale attraverso lezioni e seminari su concentrazione e multitasking e incoraggiare pause, riposo e tecniche per riattivare la concentrazione. 

Strategia di lavoro nell’era post COVID-19

Mentre le aziende pianificano l’era post COVID-19, dovrebbero allontanarsi dal vecchio status quo che, abbiamo visto, è molto anti-focus.

Ripensare al layout del posto di lavoro o adottare disposizioni più ibride per ridurre il numero di lavoratori affollati negli uffici. Una riorganizzazione potrebbe portare a un risultato migliore di entrambi i mondi, mantenendo l’attenzione, pur consentendo la collaborazione e la coesione dell’ufficio.

Le conclusioni del sondaggio

Il sondaggio ha rilevato che la maggior parte degli intervistati ritiene che i vantaggi del lavoro a distanza superino gli svantaggi, con solo il 17% in totale disaccordo. Due su cinque affermano di potersi concentrare di più quando lavorano da casa rispetto a meno di un terzo che ha notato una minore concentrazione. I livelli di coinvolgimento sono rimasti stabili nonostante l’isolamento.

Considerando le sfide apparenti, dalla mancanza di attrezzature e spazio, all’offuscamento dei confini tra lavoro e vita personale, questi risultati testimoniano la resilienza e la flessibilità dimostrate da individui e aziende.

L’eliminazione delle distrazioni in ufficio è la seconda ragione più importante per un miglior approccio con il lavoro, dopo il sollievo di poter evitare il pendolarismo.

Come possiamo evincere, alcune aziende ritengono che il lavoro a distanza abbia reso i loro lavoratori più produttivi. Altri lamentano la perdita di opportunità di collaborazione.

Ma… 

Chi lavora da remoto guadagna in produttività, ma spesso perde vantaggi più difficili da misurare, come la creatività e il pensiero innovativo. Le persone che lavorano insieme nella stessa stanza tendono a risolvere i problemi più rapidamente rispetto ai collaboratori remoti e che la coesione del team soffre nei lavori a distanza.

I lavoratori a distanza tendono anche a fare pause più brevi e a concedersi meno giorni di malattia rispetto a quelli che operano in ufficio e, negli studi, molti riferiscono di avere difficoltà a separare il proprio lavoro dalla vita domestica.

Lo studio di Raj Choudhury, professore della Harvard Business School

In ultima analisi, un’intervista a Raj Choudhury, professore della Harvard Business School, ci spiega come alcune aziende stanno creando la propria forza lavoro tutta, o quasi, remota.

Afferma che sempre più organizzazioni stanno adottando il lavoro da remoto come strategia aziendale, una soluzione che non solo riduce i costi immobiliari, ma aumenta anche il coinvolgimento e la produttività dei dipendenti.

Il lavoro da remoto, sintetizza il professor Raj Choudhury, consente la flessibilità geografica, permettendo al lavoratore di avere più tempo. Meno pendolare, meno stress. Può lavorare la mattina, lavorare la sera, qualunque cosa gli sia più consono, anche lavorare in pigiama, se lo gradisce.

La cosa più importante, però, è la flessibilità in termini di scelta del posto in cui vivere. Potrebbe essere una città che il lavoratore preferisce, o in alcuni casi avrebbe la possibilità di cambiare Paese e vivere in un luogo dove l’azienda potrebbe non avere uffici.

In Italia stiamo assistendo a una cosa simile grazie al South Working, un cambio di rotta che ha visto, soprattutto i Millennials fuori sede, tornare al Sud, nei luoghi d’origine, risparmiando sul carovita imposto nelle regioni più a Nord.

I vantaggi del lavoro da remoto 

Ma quali sono i vantaggi per le aziende che adottano questa politica? 

Senza dubbio, il modello offre notevoli vantaggi alle aziende e ai loro dipendenti. Le organizzazioni possono ridurre o eliminare i costi immobiliari, assumere talenti a livello globale e, secondo la ricerca, trarre vantaggio dai guadagni di produttività. 

I lavoratori ottengono flessibilità geografica, eliminano i pendolari e percepiscono un migliore equilibrio tra lavoro e vita privata. 

Quantificare la produttività nel lavoro da remoto

Come si misura la produttività in un lavoro totalmente da remoto?

L’approccio orwelliano è davvero controproducente, ossia l’invadente ed eccessivo uso di software per monitorare la produttività dei lavoratori e prevenire le sottrazioni, perché può essere efficace solo a breve termine. Se si continua a farlo, anche i migliori dipendenti se ne andranno alla prima opportunità disponibile, perché la pressione aumenta e si sentirebbero costantemente spiati.

La soluzione è quella di ripensare, ancora una volta, a come misurare la produttività. Dovrebbe essere fatto in base al numero di ore passate davanti allo schermo? O la produttività dovrebbe essere misurata in base al lavoro davvero fatto? Magari in base al feedback dei clienti?

Le aziende che operano da remoto valutano i lavoratori in base alla qualità del loro output di lavoro, alla qualità delle interazioni virtuali e al feedback di clienti e colleghi.

La comunicazione resta il problema

Tuttavia, persistono preoccupazioni per quanto riguarda il modo in cui il lavoro da remoto influisce sulla comunicazione. Gli aspetti riguardano:

• il brainstorming e la risoluzione dei problemi 
• condivisione delle informazioni
• la socializzazione
• il tutoraggio
• la valutazione e compensazione delle prestazioni
• la sicurezza e la regolamentazione dei dati

Le possibili soluzioni

Come riuscire allora a convincere i membri del team a riunirsi per concentrare il loro tempo e la loro attenzione sui progetti?

Riunioni regolari

Stabilire un ordine del giorno in anticipo e dare il compito a un membro del team per facilitare la riunione e mantenere il gruppo in pista, guidando il processo decisionale. Inoltre, è invitabile la presenza di qualcuno che prenda appunti e li indirizza alle parti interessate, in modo da non dover sprecare tempo prezioso tenendo un altro incontro sullo stesso argomento, in futuro.

Condividere i documenti

Ci sono diversi strumenti, come Google Docs, Teams, Slack o qualsiasi altro servizio di condivisione di file.

Quando si utilizza questo metodo, assicurarsi di impostare una scadenza per la revisione, attivare le modifiche alla traccia e chiarire esattamente ciò di cui si ha bisogno dai revisori nel documento.

Lavorare fianco a fianco

Lavorare fianco a fianco, anche in modo virtuale, è possibile. Durante una videochiamata con un collega, svolgere in diretta un compito su un particolare progetto condiviso per facilitarne la riuscita. Poiché la persona è già lì, in un certo senso, la collaborazione può andare avanti più agevolmente. 

Questa strategia è efficace anche quando dobbiamo svolgere un lavoro complesso che, quando siamo soli, tendiamo a rimandare. La pressione positiva della presenza di un collega ci porta a svolgere quell’attività, e potrebbe essere un ottimo incentivo per sbloccarci.

Non farsi monopolizzare dalle chat

Sebbene gli strumenti di chat collaborativa siano efficaci per lavorare in team, assicuriamoci di non esserne sopraffatti. Decidiamo quanto spesso e per quanto tempo interagire con quei i canali. 

Se non riusciamo a svolgere un compito tramite chat, telefoniamo direttamente. In questo modo, avremo un maggiore controllo sul nostro tempo, senza frustrazioni e distrazioni.

Lavorare in team da remoto tramite i giusti strumenti non significa che dobbiamo essere continuamente reperibili, ma ci serve per essere allineati con la nostra squadra. Collaborare efficacemente da lontano, rispettando i ritmi degli altri, e raggiungendo gli obiettivi prefissati nel modo più efficace possibile, è auspicabile.

Lavoro da remoto: sì o no?

Le aziende stanno subendo un processo di trasformazione organizzativa enorme e tutto sto avvenendo ora, sotto i nostri occhi. La maggior parte vuole adottare un approccio ibrido remoto, in cui potremmo essere in grado di lavorare da remoto tre giorni alla settimana.

Il rischio è che le persone che lavorano da remoto vengano tagliate fuori dalle informazioni e dai sistemi di comunicazione di cui godono le persone in ufficio. I lavoratori a distanza in un’organizzazione remota ibrida potrebbero sentirsi isolati professionalmente e socialmente. La soluzione è quella di optare per un modello, a maggioranza, remoto.

La comunicazione resta il perno fondamentale, non solo della nostra società, ma soprattutto, ora più che mai, del mondo lavoro e della sua trasformazione.